#TUGAS SOFTKILL KOMUNIKASI BISNIS "KOMUNIKASI DALAM TULISAN"

Penulisan kabar atau berita

          Apa sebenarnya fungsi penulisan berita ? Menulis sebuah berita ialah suatu bentuk upaya  untuk menyampaikan kabar atau informasi mengenai sesuatu kejadian dalam bentuk tulis/tertulis. Dalam berita sangat lah penting sebagai penulis untuk menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, agar pembaca dapat mudah memahami apa yg disampaikan dalam berita tersebut.

         Sebagai Penulis berita yg baik adakalanya penulis harus memperhatikan unsur2 kelengkapan dalam sebuah berita yaitu : (5W+1H) what, who, when where, why dan how.

Penulisan pesan pesan persuasive

         Persuasif adalah suatu usaha dalam bentuk ajakan untuk mengubah kepercayaan, tindakan ataupun sikap. Sederhananya penulisan persuasive ini fungsinya untuk menyampaikan suatu pesan dengan suatu cara yang dapat membuat para pembaca ataupun pendengar merasa mempunyai suatu pilihan dan dapat membuat mereka setuju.

         Di dalam suatu organisasi pesan2 persuasif mempunyai maksud untuk menjual gagasan atau ide mereka kepada orang lain, mengajak atau mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan meminta bantuan penggalangan dana untuk membiayai suatu proyek.

     1. Analisis Audien

Penyampaian pesan2 persuasif yg paling baik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan keinginan atau minat dari para pembaca atau pendengar itu sendiri. Untuk mengakomodasikan perbedaan masing2 individual, analisis terlebih dahulu pembaca atau pendengar anda lalu susun lah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.

   2. Pertimbangan Perbedaan Budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang sudah ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan para pembaca atau pendengar, tetapi juga akan membantu anda agar mereka bisa respect terhadap anda.

  3. Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam hal sperti ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional secara tidak langsung dalam menyampaikan pesan2 persuasif. Tetapi apabila kita mengetahui bahwa para pembaca dan pendengar suka dengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka kita bisa menggunakan pendekatan operasional secara langsung .

Korespondensi (surat menyurat)

        Korespondensi (surat menyurat) adalah suatu kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara pihak2 yg terkait di dalamnya, baik itu mengatas namakan suatu instansi ataupun perseorangan. Jadi pada iIntinya Korespondensi itu adalah kegiatan surat menyurat. Sedangankan untuk pihak lain yang berkaitan disebut dengan koresponden. Media yg digunakan dalam kegiatan korespondesi adalah surat. Surat memiliki peran penting dalam menciptakan suatu hubungan antara pihak yang terkait. Maka dari itu, dalam penulisan surat harus sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya maupun dari segi tata letaknya.

      

Berikut Merupakan Ciri-ciri Surat :

Pesannya berupa tulisan

Terdapat isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan

Penulisannya mengikuti aturan tertentu

Gaya bahasa sesuai dengan jenis surat

Terdapat informasi mengenai pihak yang terkait

Fungsi Surat :

Sebagai penyampai pesan

Sebagai wakil atau delegasi pengirim

Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal

Sebagai bukti tertulis

Sebagai alat pengingat

Sebagai dokumen penting

Bagian-bagian Surat :

Bagian surat tidaklah sama semua, karena pada setiap jenis surat pasti memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yg umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut adalah:

Informasi pengirim atau kop surat

Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)

Penerima surat

Alamat tujuan surat

Pembuka surat

Isi surat

Penutup surat

Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)

Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)

Sumber :

Firman, Akbar. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif. retrieved 26 May 2016 from http://www.infokekinian.com/penulisan-pesan-pesan-persuasif-makalah-komunikasi-bisnis/

http://www.siyusuf.com/2015/05/pengertian-korespondensi-dan-surat.html

http://www.berpendidikan.com/2015/11/contoh-cara-membuat-dan-langkah-langkah-menulis-teks-berita.html

Read More

#TUGAS SOFTKILL KOMUNIKASI BISNIS "KOMUNIKASI LISAN"

Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pidak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena wawancara merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung kelapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan.

a.         Etika dalam wawancara di antaranya adalah :

1)        Sebutkan / perkenalkan identitas diri.

2)        Jelaskan tujuan wawancara.

3)        Datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat.

4)        Menghormati permintaan responden, buat secara tertulis.

b.         Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan :

1)        Fokus pada lawan bicara.

2)        Fokus pada pembicaraan.

3)        Tidak boleh memotong pembicaraan.

4)        Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).

5)        Sabar.

6)        Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.

7)        Jangan menyakiti hati responden.

8)        Hindari kata-kata kasar (kotor).

9)        Bersikap ramah.

10)    Hindari sikap rakus.

11)    Hindari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.

12)    Ucapkan terima kasih.

c.         Tujuan Wawancara

1)     Mendapatkan informasi langsung dari responden yang mengerjakan, menyaksikan, memahami atau mengetahui tentang sesuatu.

2)    Mengetahui atau mendapatkan keyakinan tentang kepastian kebenaran sumber informasi, dengan mengamati gerak tubuh atau suara responden.

3)  Mendapatkan suasana tentang suatu kondisi melalui wawancara langsung dilapangan.

d.         Teknik Wawancara

1)    Wawancara Tebuka, menggunakan pertanyaan-pertanyaan tradisional, seperti “mengapa anda ingin melakukan hal itu”, dan apa kelebihan dan kekurangan anda”.

2)     Wawancara tertutup, menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dirancang sedemikian rupa untuk mendapatkan data dan informasi tertentu.

3)    Wawancara behavioral, dimaksudkan untuk mengetahui respon responden terhadap suatu kondisi atau situasi tertentu sehingga pewawancara dapat melihat bagaimana responden memandang suatu tantangan / permasalahan dan menentukan solusinya.

Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih rinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timbal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. 

Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut.

Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang melakukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri. 

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni :

a.         Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

b.      Planning/rencana, sebelum bernegosiasi susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan.

c.     Penyampaian, lakukan negosiasi pesan dalam bahasa lawan(si penerima). Usahakan Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata.dan juga  hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

d.    Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara.

e.        Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan bernegosiasi sudah tercapai.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti pula hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan . Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka gunakan strategi menang-menang (win-win solution). yang  Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

 Kesimpulan

a.Komunikasi adalah upaya yang bertujuan untuk mencari kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman  yang  sama terhadap pesan  yang  saling  dipertukarkan  adalah  tujuan  yang  diinginkan oleh keduanya.

b.Komunikasi  tersebut  adalah  suatu  proses  mengenai  pembentukan, penyampaian,  penerimaan,  dan pengolahan  pesan.  Setiap  pelaku komunikasi  dengan  demikian  akan  melakukan  empat  tindakan yaitu  :  membentuk, menyampaikan, menerima dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan.

c.         Proses komunikasi meliputi :

1)        Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan

2)        Pengirim mengubah ide menjadi gagasan

3)        Pengirim menyampaikan pesan

4)        Penerima menerima pesan

5)        Penerima menafsirkan pesan

6)        Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik

d.         Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. (oliver).

e.         Tujuan negosiasi adalah antara lain :

1)        Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak.

2)        Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah piha

3)        Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian, atau memecahkan problem lain

Sumber :

http://fanipersonita.blogspot.co.id/2016/05/komunikasi-lisan-dan-negosiasi_31.html

https://www.satujam.com/pengertian-komunikasi/

http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/

http://www.pusatmakalah.com/2015/02/makalah-negosiasi-dalam-komunikasi.html

http://owldlght.blogspot.co.id/2016/06/komunikasi-lisan-dan-negosiasi.html

https://dinarres.wordpress.com/2016/05/18/komunikasi-lisan-dan-negosiasi/

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab5 komunikasi_dalam_pertemuan_dan_rapat.pdf

Read More

#TUGAS SOFTKILL KOMUNIKASI BISNIS "PRESENTASI BISNIS"

Pengertian Presentasi

Presentasi (presentation) secara harfiyah artinya  penyajian, perkenalan, pertunjukan, dan pemberian. Kata dasarnya present yang artinya pemberian, hadiah, sekarang ini, kata-kata, hadir, sekarang, dan menghadirkan.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan presentasi sebagai berikut: pre·sen·ta·si /préséntasi/ n 1 pemberian (tt hadiah); 2 pengucapan pidato (pd penerimaan suatu jabatan); 3 perkenalan (tt seseorang kpd seseorang, biasanya kedudukannya lebih tinggi); 4 penyajian atau pertunjukan (tt sandiwara, film, dsb) kpd orang-orang yg diundang; mem·pre·sen·ta·si·kan v menyajikan; mengemukakan (dl diskusi dsb).

Kamus Inggris Merriam Webster mengartikan presentation sebagai berikut:

a.       An activity in which someone shows, describes, or explains something to a group of people

b.      The way in which something is arranged, designed, etc. : the way in which something is presented

c.       The act of giving something to someone in a formal way or in a ceremony

            Menurut istilah, presentasi adalah aktivitas menunjukkan, mengambarkan, atau       menjelaskan sesuatu kepada sekelompok orang.

                        Dalam pengertian sehari-hari, presentasi adalah menyajikan sesuatu, seperti ide,      pemikiran, atau usulan kepada sekelompok orang secara lisan. Misalnya, mahasiswa             mempresentasikan usulan penelitian, sales mempresentasikan produk, guru menyajikan pelajaran, dosen menyampaikan materi kuliah, dan sejenisnya.

2.      Persiapan Sebelum dan Sesudah Presentasi

            Dalam melakukan presentasi, tentunya terdapat beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum maupun sesudah presentasi. Beberapa hal tersebut adalah sebagai berikut:

            2.1 Tahap Persiapan

                        Dalam tahap persiapan ada beberapa hal yang harus Anda lakukan diantaranya       adalah menentukan topik, menetapkan tujuan, mengenali situasi dan mengenali audiens,            menyusun materi, menentukan pendekatan yang digunakan, menyusun desain slide, dan     latihan.

            Menentukan Topik

            Apa topik yang akan saya sampaikan? Apakah topik ini dibutuhkan audiens? Mengapa saya menyampaikan topik ini?

            Itulah beberapa pertanyaan yang perlu Anda tanyakan pada diri Anda sebelum menentukan topik presentasi. Dengan begitu Anda akan mudah menemukan topik dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan audiens. Usahakan topik Anda menarik dan menggugah audiens untuk mendengarkan.

            Menetapkan Tujuan

            Apa yang Anda harapkan dari presentasi Anda? Jawaban dari pertanyaan ini yang akan menjadi arah dari presentasi Anda. Setiap presentasi harus punya tujuan. Dengan  memiliki tujuan, Anda akan lebih baik dalam melakukan persiapan, lebih berhati-hati dalam tindakan, tampil lebih cerdas dan tepat sasaran, tentunya dengan hasil akhir yang                       berkesan bagi audiens. Buat tujuan Anda dengan jelas, bisa dicapai dan Anda tahu betul    bagaimana mencapainya.

            Mengenali Situasi dan Audiens Anda

            Mengenali situasi dan mengenali audiens akan membuat Anda jauh lebih tenang. Dalam    hal ini Anda perlu melakukan koordinasi dengan audiens, atau panitia penyelanggara   untuk menanyakan hal-hal yang ingin Anda ketahui. Seperti, dalam acara apa Anda          melakukan presentasi, berapa lama waktu untuk presentasi, presentasi dilakukan di luar         ruangan atau di dalam, adakah sarana pendukung yang digunakan, siapa saja yang akan             hadir, berapa usia mereka, bagaimana tingkat pendidikannya, apa jabatannya, berapa         rasio jumlah laki-laki dan perempuan, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan Anda.

            Menyusun Materi

            Langkah selanjutnya adalah menyusun materi. Dalam menyusun materi dibutuhkan           kejelian dan ketepatan. Kenapa harus jeli dan tepat? Kejelian berhubungan erat dengan kemampuan presenter dalam memilih sumber yang bisa dipercaya sedangkan ketepatan      berhubungan dengan kesesuaian materi dengan apa yang dibutuhkan oleh audiens. Jadi            sebagai presenter yang baik, Anda tidak bisa asal-asalan dalam menyiapkan materi yang     akan Anda sampaikan.

            Ada syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun materi, antara lain materi harus sesuai     dengan topik, update dan terpercaya. Anda bisa mendapatkan materi dari pengalaman        pribadi, buku, jurnal, hasil penelitian, majalah, internet atau koran. Satu lagi yang harus            Anda pahami, jangan membuat materi yang terlampau banyak dan jangan gunakan kata   atau kalimat yang Anda sendiri tidak memahaminya.

            Menentukan Pendekatan yang Anda Gunakan

            Setiap presentasi membutuhkan metode yaitu sebuah pendekatan yang Anda gunakan       dalam menyampaikan materi. Metode yang baik adalah metode yang sesuai dengan topik            yang Anda sampaikan. Ada beberapa metode yang bisa Anda terapkan diantaranya            ceramah, eksperimen, simulasi, demonstrasi, ceramah plus dan lain-lain. Silahkan Anda     eksplorasi metode yang paling cocok dengan topik Anda. Keberhasilan Anda memilih             metode yang tepat akan membawa Anda menjadi presenter yang lebih efektif.

            Menyusun Slide Presentasi

            Jika presentasi Anda menggunakan slide, maka langkah selanjutnya adalah menyusun        slide presentasi Anda semenarik mungkin. Dalam membuat slide ada beberapa prinsip         yang harus Anda pahami.

a.       Sederhana

b.      Konten yang kuat

c.       Font yang indah

d.      Gambar yang menarik dan sesuai

e.       Penggunaan warna yang tepat

            Latih Presentasi Anda

            Semua pembicara handal selalu melakukan latihan sebelum melakukan presentasi. Dengan latihan yang baik Anda akan lebih percaya diri, mampu menyesuaikan materi dengan waktu, dan Anda akan menemukan cara terbaik dalam menyampaikan presentasi.

            2.2 Tahap Membawakan

            Dalam membawakan presentasi Anda bisa menggunakan struktur tiga bagian, yaitu           pembukaan, pembahasan dan penutup.

            Membuka Presentasi

            Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik.

            Pembukaan yang baik sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana       pembukaan yang buruk juga cenderung membuat presentasi menjadi gagal. Ada banyak        cara untuk membuka presentasi dengan menarik, diantaranya dengan cerita, mengajukan       pertanyaan, menggunakan kutipan, menunjukkan data dan fakta,   menggunakan intermezzo, menjelaskan maksud dan tujuan atau menggunakan humor.        Anda tinggal memilih mana yang paling cocok untuk diri Anda.

            Pembahasan

            Ini adalah tahap inti dari presentasi Anda. Disinilah secara keseluruhan materi Anda          sampaikan. Anda harus menjelaskan materi Anda secara tersetruktur dan jelas, selain itu         Anda juga harus terampil menggunakan transisi antar sub topik, supaya audiens          memperoleh kejelasan alur presentasi Anda. Sampaikan materi dengan penuh antusias             dan semangat, optimalkan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda. Buat audiens Anda             terlibat dalam presentasi Anda dengan mengajukan pertanyaan, mengajak audiens Anda   bergerak dan mempengaruhi emosi mereka dengan cerita yang inspiratif. Jika ini Anda    lakukan dengan baik, maka apa yang menjadi tujuan presentasi Anda akan tercapai.

            Menutup Presentasi

            Jangan pernah tinggalkan audiens Anda dengan kebingungan, tapi tinggalkan mereka        dengan sesuatu yang bermakna yang akan mereka ingat selama-lamanya. Tutup       presentasi Anda dengan menyimpulkan inti dari presentasi Anda, buatlah dalam kalimat         pernyataan, selanjutnya sampaikan call to action Anda. Satu lagi yang perlu Anda catat,        jangan pernah menutup presentasi Anda dengan kalimat yang terlampau panjang dan             jangan minta maaf.

            Itulah tiga langkah yang bisa Anda lakukan dalam membawakan presentasi. Lakukan itu   dengan baik dan Anda akan diingat audiens sebagai presenter yang menginspirasi.

            Catatan penting:

            Sebelum tampil ada beberapa hal yang harus Anda lakukan yaitu datang lebih awal,          periksa kondisi ruangan, peralatan pendukung dan hal-hal teknis yang lain.

            2.3 Tahap Evaluasi

            Ini adalah satu kebiasaan positif yang harus Anda lakukan setelah selesai melakukan          presentasi. Hal ini saya maksudkan untuk mengevaluasi mana-mana yang tidak berjalan          sesuai rencana, mana yang harus mendapat perbaikan dan mana yang harus     dipertahankan. Dan yakinlah ini akan memberikan dampak positif untuk presentasi Anda            selanjutnya.

3.    Alat Bantu dan Manfaatnya dalam Melakukan Presentasi

                        Dalam setiap presentasi, seorang pembicara tidak hanya harus menyiapkan materi   untuk disampaikan, tetapi juga alat perantara agar materi presentasi disampaikan dengan maksimal. Alat bantu presentasi sangat beragam dan hampir semua pembicara            menggunakan satu, atau lebih dari alat bantu presentasi berhasil disampaikan dengan baik        kepada audien.

                        Menggunakan media bantu dalam presentasi baik audio, ataupun video dapat         memberikan beberapa manfaat terhadap materi presentasi, pembicara dan audiens.          Manfaat alat bantu dalam presentasi yaitu :

            1. Mempercepat pemahaman 

            2. Membuat presentasi lebih menarik 

            3. Meningkatkan daya ingat audiens

            4. Mempersingkat waktu presentasi

            5. Meningkatkan kredibilitas pembicara

                        Pemilihan alat bantu presentasi yang digunakan bergantung pada sejauh mana        seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana tempat dimana         pembicara menyampaikan materi. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi, sudah selayaknya seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional meskipun tidak     harus ahli, dan melakukan pengecekan sebelum alat presentasi bisnis tersebut digunakan.

                        Alat bantu presentasi dibagi menjadi dua bentuk, yaitu audio, dan visual. Alat       bantu tersebut yaitu :

        i.            Alat bantu Audio berfungsi membantu penguat suara seperti mikrofon, mini speaker dan sound system.

a. Mikrofon : mikrofon atau mik adalah alat bantu pengeras suara yang digunakan oleh actor panggung baik seorang penyanyi, pemandu acara/MC, moderator diskusi, pembicara bahkan audiens penanya.

     b. Mini Speaker : biasanya digunakan oleh pembicara untuk membantu penguat suara media suara dari komputer maupun laptop yang dimiliki. Mini speaker biasanya hanya cukup untuk ruangan dengan kapasitas audien terbatas antara 10 sampai dengan 35 orang.

 c. Sound System : digunakan sebagai alat bantu penguat suara untuk kapasitas ruangan yang luas ataupun luar ruangan. Sound system bisa memperbesar keluarnya suara yang terhubung dari mikrofon maupun peralatan visual seperti televisi, ataupun computer.

 Alat bantu visual : catatan; Flipchart, Marker Board dan Chalk Board; transparansi dan OHP; powerpoint , LCD Projector dan Laser Pointer.

a. Catatan kertas atau kartu catatan : bisa menjadi salah satu alat bantu visual yang paling sederhana yang bisa dimanfaatkan bagi seorang pembicara. Alat bantu ini hanya langsung untuk pembicara dalam menyampaikan materi. Penggunaan alat bantu catatan ini biasanya digunakan karena beberapa alasan :

- Pembicara belum ada persiapan yang cukup dari segi waktu maupun media bantu acara.

- Pembicara belum memahami penggunaan alat bantu media elektronik.

b. Flipchart : Sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahannya. 

Keunggulan :

- Fleksibilitas dalam penulisan;

- Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi;

- Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya;

- Biaya relatif murah;

- Bisa diletakkan di mana saja;

Kelemahan :

- Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan;

- Pembicara sering menutupi peserta saat menulis;

- Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama;

- Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet;

- Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja;

- Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas;

- Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.

c. Marker Board dan Chalk Board : Papan tulis hitam (blackboard/chalkboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard/markerboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut. 

Keunggulan :

- Fleksibilitas dalam penulisannya;

- Kemudahan dalam melakukan koreksi;

- Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama. 

Kelemahan :

- Tulisan tangan sering kali sulit dibaca;

- Pembicara menutupi peserta saat menulis;

- Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama;

- Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu;

- Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat dimanfaatkan secara optimal;

- Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.

d. Transparansi dan OHP : Transparansi dan OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik. 

Keunggulan :

- Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi;

- Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif Mahal;

- Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang;

- Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan;

- Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual;

- Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau pelatihan.

Kelemahan :

- Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan; umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih;

- Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan;

- Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus;

- Kipas pada OHP sering kali berisik;

- Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.

e. Powerpoint : Saat ini, penggunaan komputer laptop dan software presentasi seperti Microsoft PowerPoint menjadi hal yang biasa. Dilengkapi dengan layar dan peralatan lain, dan Anda bisa membuat dan menampilkan alat bantu visual secara dramatis, termasuk animasi dan simulasi. Adapun beberapa hal yang perlu di perhatikan untuk membuat materi presentasi melalui powerpoint :

- Pastikan alat bantu peraga Anda: Terlihat; Sederhana; Penuh Warna, tapi jangan berlebihan; Sesuai dengan konten - jangan terlalu banyak atau terlalu sedikit slide.

  

  - Untuk tampilan efektif PowerPoint:

      * Jangan membaca slide untuk audiens Anda!

      * Pastikan teks berukuran besar.

      * Pilih warna yang membuat teks lebih mudah terbaca.

      * Gunakan bullet point sebagai ganti dari kalimat panjang.

      * Jangan biarkan teks atau gambar mengambang terlalu banyak.

      * Hindari chart dan diagram yang sulit untuk dipahami.

f. LCD Projector : Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat beroperasi, layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar. Teknologi presentasi yang cukup canggih ini minimal memiliki sekitar 16,7 juta warna dengan kualitas tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini barn dapat berfungsi bila dihubungkan dengan personal computer (PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop compu­ter. Panel LCD ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu presentasi lainnya. 

Keunggulan :

- Proyeksi data secara langsung dari PC secara "real time"

- Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi;

- Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar.

Kelemahan :

- Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek;

- Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt. 

 g. Laser Pointer : biasanya digunakan untuk membantu pemaparan materi, menunjuk objek yang ada di layar untuk memberi tahu audiens. Laser pointer berbentuk lampu senter atau seperti ballpoint. Ada dua bentuk laser point, yaitu :

- Laser Pointer Wireless : biasanya laser ini terhubung dengan alat usb yang tersambung komputer atau laptop dari jarak jauh.

                  

                                                                     

- Blue Laser Pointer : pointer yang memiliki warna laser biru, gunanya agar tidak terlalu mengganggu pandangan.

Ada beberapa cara penggunaan Laser Pointer :

1. Hindari menyorotkan laser pointer kepada audiens karena laser pointer dirancang untuk menunjuk pada benda mati.

2. Hindari mengarahkan laser pointer ke permukaan yang menyerupai cermin. Sinar laser dapat langsung memantulkan ke audiens.

4.   Pentingnya menganalisa Audiens

            Presentasi yang sukses membutuhkan 5 fondasi dasar, mengenal audiens adalah salah        satu fondasi utama yang akan menjadi penentu dari kesuksesan presentasi. Terkait        dengan analisis ini ada tiga aspek yang perlu Anda analisis demografis,       aspek psikologis dan aspekkontekstual.

            a.  Aspek Demografis

            Tujuan dari analisis aspek demografis adalah untuk mengetahui siapa yang Anda ajak        bicara. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek demografis.

-          Apa latar belakang pekerjaan mereka?

-          Apa latar belakang pendidikan mereka?

-          Apa posisi mereka dalam organisasi?

-          Apa latar belakang agama, ras, suku dan budaya mereka?

            b. Aspek Psikologis

            Tujuan dari analisis aspek psikologis adalah untuk mengetahui apa yang dipahami dan       yakini oleh audiens sebelum mengikuti presentasi.  Berikut adalah beberapa hal yang     perlu Anda analisis dari aspek psikologis.

-          Apa masalah mereka

-          Apa yang ingin mereka dengar?

-          Sejauh mana tingkat pengetahuan mereka terhadap topik yang akan disampaikan

-          Mengapa mereka perlu mendengarkan topik yang akan disampaikan

            c. Aspek Kontekstual

            Tujuan dari analisis kontekstual adalah untuk mengetahui bagaimana situasi yang Anda      hadapi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek kontekstual.

-          Apakah mereka hadir sukarela atau karena kewajiban ?

-          Dimana presentasi dilakukan?

-          Bagaimana kondisi ruangan dan peralatan yang akan digunakan?

-          Berapa lama waktu yang diberikan?

            Itulah tiga aspek penting yang harus Anda ketahui dari audiens. Intinya adalah,     merupakan hal penting dalam menganalisa audiens ketika presentasi. Karena hal tersebut    merupakan salah satu fondasi dasar untuk mendapatkan kesuksesan dalam presentasi.   Dengan demikian akan diketahui bagaimana menentukan pendekatan presentasi yang            paling sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan audiens.

5.   Pentingnya Presentasi Bisnis Bagi Pemimpin Organisasi

                        Dalam dunia bisnis, presentasi tentunya menjadi hal yang sangat dibutuhkan demi             kelancaran dan keuntungan bisnis yang dijalankan. Pelaku bisnis, terutama pemimpin   organisasi tentunya akan dijadikan andalan bagi bisnis tersebut. Berikut adalah   pentingnya presentasi bisnis bagi seorang pemimpin organisasi:

a.      Efisien

Dalam menjalankan bisnis, pelaporan dan pembuatan proposal tentunya sangat penting. Salah satu tujuannya adalah untuk lebih memperluas lagi cakupan bisnis yang kita jalani. Dengan melakukan presentasi sebagai media penyampaian, tentunya hal ini bisa dinilai lebih efisien karena semuanya dapat dilakukan dalam satu waktu, seperti penyampaian laporan dan penerimaan tanggapan secara cepat.

b.      Efektivitas

Presentasi tentunya dilakukan kepada audien secara tatap muka. Oleh sebab itu, hal ini dinilai efektif karena penyaji dapat melihat secara langsung bagaimana tanggapan dan penilaian para audien terhadap bisnis dan presentasi yang penyaji sampaikan.

c.       Pengaruh

Dalam menjalani bisnis, pelaku bisnis terutama pemimpin tentunya harus pandai dalam mengajak relasi untuk bekerja sama demi perkembangan bisnis itu sendiri. Dengan melakukan presentasi, selain memberi kemudahan, hal ini juga dapat membuat pemimpin selaku penyaji presentasi lebih leluasa dalam memperkenalkan bisnisnya. Hal ini tentunya dapat menambah pengaruh positif terhadap para audien sehingga seringnya, presentasi tersebut memberikan pengaruh yang baik terhadap bisnis itu sendiri.

III. KESIMPULAN

            Sebelum melakukan presentasi, para penyaji presentasi harus terlebih dahulu mengerti dan memahami apa saja yang diperlakukan dalam presentasi. Presentasi yang baik adalah presentasi yang mampu menarik minat audiens dengan apapun presentasi yang kita sajikan. Oleh sebab itu, penting pula bagi para pelaku bisnis untuk menganalisa audiens, karena audiens merupakan salah satu hal penting yang menjadi factor penentu kesuksesan presentasi kita.

Sumber:

http://www.ronapresentasi.com/mengenali-audiens-presentasi/

http://tipsserbaserbi.blogspot.co.id/2015/03/alat-bantu-presentasi-bisnis.html

https://sites.google.com/site/goodpresentations/tip-teknik/alat-bantu-visual-powerpoint

Panduan Lengkap Memasuki Dunia Kerja. Erlangga. Jakarta. 2008. Djoko Purwanto.

Communication Skills “Sukses Komunikasi, Presentasi dan Berkarier!”. Herri Susanto S.S, M.Hum. Yogyakarta. Deepublish. 2014

Read More

#TUGAS SOFTKILL KOMUNIKASI BISNIS "PERENCANAAN LAPORAN BISNIS"

Pengertian Laporan Bisnis

                Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam Purwanto, 1997:88).

                Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.1

                Atas dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas.

               Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain:


Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan operasional, laporan kegiatan personal.

Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.

Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).

Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.

Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.

Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal penjualan.


2.2 Jenis –Jenis Laporan Bisnis

                Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :


a.            Berdasarkan Fungsinya

-              Laporan informasi (Information Report)

Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).

-              Laporan analitikal(Analitycal Report)

Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).


b.            Berdasarkan Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.


c.             Berdasarkan formalitasnya

-              Laporan formal (long reports)

Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks: pendahuluan, isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.


-              Laporan informal (short reports)

Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.


d.            Berdasarkan Keasliannnya

Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.

Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.

Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.

Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.

e.            Berdasarkan Frekuensinya

Laporan berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.

Laporan khusus (special report)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.


f.             Berdasarkan Jenisnya

Laporan Memorandum (periodic report)

Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.

Laporan surat (letter report)

Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi

Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris kosong.

Laporan formal (formal report)

Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).


g.            Berdasarkan Kegiatan Proyek

Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu

Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.

Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala

Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.

h.            Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.

Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.

Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.

Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

2.3 Bagian Pokok Laporan Bisnis


1.            Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :

Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan atau yang meminta laporan.

Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan.

Masalah biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan.

Maksud penulisan laporan  harus tampak dibagian pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah lain untuk maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, atau sasaran.

Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan.

Metedologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.

Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar) catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya.

Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pembahasan.

Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran.

Keterbatasan misalnya dalam hal dana waktu, asisten peneliti atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan didalam suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai, rekstrukturisasi karyawan, memeberi uang pesangon,

menambah perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor perwakilan, dan lain sebagainnya.


2.            Teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah tubuh dan isi atatu teks. Dalam bagian ini, dikembangkan diuraikan hal-hal yang penting secara terperinci. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dalam maksud penulisan laporan tersebut.


3.            Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi.

Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh

Kesimpulan berisi fakta-fakta yang dibahas

Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.

Rencana tindakan merupakan pernyataaan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggunga jawab terhadap proyek yang akan dilaksanakan.

Proposisi digunakan di dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, yaitu tuntunan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

2.4 Pengorganisasian Isi dalam laporan bisnis

                Bentuk penyusunan suatu laporan memiliki daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi pembacanya. Kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan.

Cara menyusun tubuh laporan bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan yaitu :

1.            Cara Deduktif

Menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.

2.            Cara induktif

Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.

b.            Cara menyusun teks laporan bisnis

1.            Membuat topik-topik  atau kriteria

Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama mungkin menggunakan keriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.


2.            Menyusun suatu peristiwa atau berbagai kejadian

Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan perkembangan secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan sesuai dengan pokok bahasan.


3.            Mendeskripsikan  lokasi atau tempat

Treks bias dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah dirumah, pabrik,kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai  penjuru dunia.


4.            Menjelaskan suatu proses atau prosedur

Cara mengembangkan ini hampir sama pendekatan kronologis. Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, Misalnya suatu tahapan kebijaksanaan , operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.


5.            Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet

Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting atau tidak penting.


6.            Menyusun urutan tingkatan familiaritas

Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau familier terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang familier. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya dari pasa yang tidak atau belum diketahui.


7.            Menyusun sumber-sumber yang digunakan

Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber informasinya serta memilih sumber-sumber yang sesuai.


8.            Pemecahan masalah

Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasi.


c.             Metode Outline

Membantu melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi didalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih.

Dalam menyusun sub judul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu :

1.            Tempatkan ide-ide yang paling penting, Pertimbangkan panjang laporan, subjek dan pembaca.

2.            Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik.

3.            Jika membagi suatu topik paling tidak harus terdapat 2 sub judul.

4.            Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk sub judul.

5.            Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul(sub judul)


2.5          Penulisan laporan singkat

Laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit. Bagi

pencapaiaan komunikasi yang efektif laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri satu atau dua halaman.

Secara umum laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan halaman judul, surat pengantar, daftar isi dan rangkuman, karena hanya terdiri atas 1 atau 2 lembar halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.

     Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal antara lain :

a.            Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

b.            Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

c.             Judul dan sub-sub judul dalam tubuh laporan.

d.            Format memo atau surat.


2.6          Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu seringkali staf manajemen mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Disamping itu, mereka juga tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan baik yang dilakukan untuk penelitian maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu.

Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca informasi yang akurat, isinya menunjukkan suatu pertimbangan penulisan yang baik dan format gaya dan organisasinya dengan kebutuhan pembaca.


1. Akurat

Mengatakan atau menyampaikan suatu kebenaran dengan benar, jika tidak mengandung kebenaran akan berakibat pada kemunduran, kemerosoton atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang mudah.

Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.


Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.

a.            Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara kongkrit

Contohnya : penjualan produk meningkat dari Rp 50.000.0000 menjadi Rp 125.000.000 dalam 4 bulan terakhir, dari pada penjualan produk telah meningkat dengan tajam.


b.            Laporkan semua fakta yang relevan baik itu yang mendukung teori maupun yang bertentangan dengan tori sudah seharusnya dicantumkan dalam suatu laporan pembaca akan merasa disesatkan oleh laporan yang dibuat, jika malu-malu atau mencoba untuk menutupi berita yang tidak baik atau kurang menyenangkan.


c.             Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif

Jika Anda mengatakan kepada pembaca “Nilai saham telah menjadi 2x lipat dalm 3 minggu.” Dalam hal ini anda hanya memberikan suatu gambaran perkembangan nilai saham secara parsial. Mereka akan mempunyai pemahaman yang lebih baik jika anda mengatakan “Nilai saham telah menjadi 2x lipat dalm 3 minggu dari Rp 250 menjadi Rp 500 persaham”


d.            Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang anda buat

Anda tidak akan dapat mengharapkan pembaca anda untuk memahami kesimpulan yang anda buat kecuali anda dapat memberikan bukti-bukti pendukungnya. Jangan buat pernyataan seperti “kita harus melakukan restrukturisasi terhadap berbagai unit-unit kegiatan yang ada saat ini” dalam hal ini pembaca tidak mau tau, kecuali anda memberikan bukti-bukti pendukung secukupnya terhadap kesimpulan yang telah anda buat.


e.            Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan anda

Anda perlu melakukan pengecekan terhadap fakta yang anda temukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya kebenarannya. Disamping itu hindari data yang dapat mengaburkan yang anda buat jika anda membuat suatu kesimpulan, yakinkan bahwa anda mempunyai bukti-bukti yang valid sebagi pendukung kesimpulan dan hindari penggambaran suatu kesimpulan bila anda memiliki pengalaman yang sangat terbatas atau latar  belakang profesi yang tidak memadai.


f.             Jaga emosional pribadi anda dalam suatu laporan

Meskipun anda memiliki emosional yang kuat terhadap suatu laporan cobalah anda tetap menjaga persaan tersebut terhadap pemilihan kata-kata. Sebgai contoh, “pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu ide yang gila”. Mungkin anda lebih baik jika pernyataan tersebut diperbaiki menjadi, “ Pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu kebijakan yang tidak pada tempatnya karena bau limbah amapas tahu dapat mengganggu masyarakat disekitarnya.” 6


2.            Keputusan yang baik

Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak inter saja tetapi juga pihak luar organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat menyinggung, menyerang, menjelek-jelekkan anda atau lawan bisnis. Dilain pihak, pembaca merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup 5 hal berikut

a.            Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

b.            Melihat fakta-fakta yang tersedia.

c.             Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

d.            Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e.            Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-sugas mereka menjadi lebih mudah.


Apapun jenis laporan yang anda buat, usahakan untuk tetap menjaga perasaan suka maupun tidak suka dalam pikiran pembaca. Karena anda membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens anda menjadi perhatian utama, dan anda harus mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi kebutuhan mereka.


3.            Format, gaya dan organisasi yang responsif

Sebelum menulis anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat atau memo. Apakah menggunakan gaya formal atau informal dalam hal ini ajukan diri anda sendiri pertanyaan berikut :


a.            Siapa yang berinisiatif membuat laporan

Misalnya laporan sukarela ssusun atas dasar inisiatif anda sendir sehingga perlu lebih rinci dan perlu mendapat dukungan sedangkan laporan otoritas disusun atas permintaan orang lain dalam menulis laporan sukarela anda memerlukan lebih banyak latar belakang mengenai suatu subjek dan menjelaskan maksud anda lebih hati-hati


b.            Apa subjek yang akan dimasukkan ke dalam laporan

Sebagai contoh laporan audit yang dibuat oleh seseorang akuntan dalam melakukan pemeriksaan laporan keuangan suatu perusahaan umumnya lebih banyak berisi tabel maupun angka-angka.


c.             Kapan suatu laporan dibuat

Laporan harus dibuat manakala dalm suatu organisasi terjadi situasi yang tidak bersifat rutin, seperti kondisi penjualan produk dipasar menurun secara drastic setelah munculnya produk sintesis atau pemalsuaan produk


d.            Kemana laporan akan dikirim

Suatu laporan dapat digunakan untuk kepentingan intern maupun ekstern organisasi.


e.            Mengapa suatu laporan dibuat

Informasi isinya memfokuskan pada fakta-fakta yang ada dalam suatu organisasi menyoroti point-point penting yang perlu dikemukakan dalam suatu laporan .


f.             Bagaimana sifat membaca

Bila pembaca setuju dalam isi suatu laporan materi yang disajikan menggunakan urutan langsung yang dimulai dengan ide-ide pokok namun jika pembca tidak memahami isi laporan materi penyajian laporannnya menggunakan urutan tak langsung yang dimulai dengan hal-hal yang penting menuju ide pokok.





Sumber :

•      Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (edisi ketiga). Jakarta: Penerbit Erlangga , 2006
•     Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2007
•     http://mabatugas.blogspot.com/2016/04/perencanaan-dan-penulisan-laporan-bisnis.html?m=1
•     http://mgtqueen.blogspot.com/2016/06/makalah-laporan-bisnis.html?m=1

Read More

#TUGAS SOFTKILL KOMUNIKASI BISNIS "PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS"

Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide; kemudian Anda menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.


1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting tahap pertarna ini.


Apabila Anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.


Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:


a. Mulailah dengan Ide Pokok

Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.


b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.


c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.


2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide Anda, Anda siap untuk memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:


a. Pendekatan Langsung

Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.


b. Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan tak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.


Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua alternatif tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.


Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut :


a. Direct Request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat membuat surat permintaan langsung. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.


b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Jika Anda memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap Anda, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, para audiens akan senang mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.


c. Pesan-pesan Bad News

Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika Anda mempunyai berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian. pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.


d. Pesan-pesan Persuasif

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

 Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.    Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.    Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.    Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

2.3.  Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1.    Tiga jenis kalimat

a)    Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b)    Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c)    Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.    Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a.   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c.    Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d.    Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e.    Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.




Sumber  :

•     http://mrizki12.blogspot.com/2012/09/perencanaan-revisi-pesan-pesan-bisnis.html
•     http://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/
•     http://initugasku.wordpress.com/2010/03/03/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

Read More

#TUGAS SOFTKILL KOMUNIKASI BISNIS "PERANCANAAN PESAN PESAN BISNIS"

Pemahaman Prises Komposisi
            Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :


1.    Perencanaan

Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.


2.    Organisasi dan komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.

Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.


3.      Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.

Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya.

Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.


Penentuan Tujuan

            Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.

            Sebelum nenutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

Mengapa tujuan harus jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:


a.    Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.


b.    Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.


c.    Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.


d.   Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.



Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

a.    Memberi informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan tersebut.


b.    Melakukan persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.

    Dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.


c.    Melakukan kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.



Analisa Audiens

      Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.


Cara mengembngkan profil audiens

       Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.


a.    Melakukan ukuran dan komposisi audiens.

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.

Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan laporan sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.


b.    Siapa audiensnys

Bila auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.


c.    Reaksi audiens

Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu. Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.


d.   Tingkat pemahaman audiens

ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.


e.    Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.

Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

            kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu

a.     Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens

Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta,

b.    Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c.    Berikan semua informasi yang diperlukan

Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh audiens.  Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.

d.   Pastikan bahwa informasi akurat

Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.

e.    Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens

Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.


Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

            Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

            Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.



Penentu Ide Pokok

     Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).

Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.


Teknik curah pendapat (brainstroming)

    Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.

a.    Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.


b.    Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.


c.    CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet

Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.


d.   Journalistic approach

Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.


e.    Question and answer chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.


Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.




Seleksi Saluran & Media

    Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.




Komunikasi Lisan

   Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.

      Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya. Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.

      Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan, rapat para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial ungul.


Komunikasi tertulis

            Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

      Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan audiens.





Sumber :

•     http://bayuhermawan11.blogspot.com/2016/10/makalah-perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html?m=1
•     http://henrich27.blogspot.com/2014/04/perencanaan-pesan-bisnis.html?m=1

Read More