Pengertian Presentasi
Presentasi (presentation) secara harfiyah artinya penyajian, perkenalan, pertunjukan, dan pemberian. Kata dasarnya present yang artinya pemberian, hadiah, sekarang ini, kata-kata, hadir, sekarang, dan menghadirkan.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan presentasi sebagai berikut: pre·sen·ta·si /préséntasi/ n 1 pemberian (tt hadiah); 2 pengucapan pidato (pd penerimaan suatu jabatan); 3 perkenalan (tt seseorang kpd seseorang, biasanya kedudukannya lebih tinggi); 4 penyajian atau pertunjukan (tt sandiwara, film, dsb) kpd orang-orang yg diundang; mem·pre·sen·ta·si·kan v menyajikan; mengemukakan (dl diskusi dsb).
Kamus Inggris Merriam Webster mengartikan presentation sebagai berikut:
a. An activity in which someone shows, describes, or explains something to a group of people
b. The way in which something is arranged, designed, etc. : the way in which something is presented
c. The act of giving something to someone in a formal way or in a ceremony
Menurut istilah, presentasi adalah aktivitas menunjukkan, mengambarkan, atau menjelaskan sesuatu kepada sekelompok orang.
Dalam pengertian sehari-hari, presentasi adalah menyajikan sesuatu, seperti ide, pemikiran, atau usulan kepada sekelompok orang secara lisan. Misalnya, mahasiswa mempresentasikan usulan penelitian, sales mempresentasikan produk, guru menyajikan pelajaran, dosen menyampaikan materi kuliah, dan sejenisnya.
2. Persiapan Sebelum dan Sesudah Presentasi
Dalam melakukan presentasi, tentunya terdapat beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum maupun sesudah presentasi. Beberapa hal tersebut adalah sebagai berikut:
2.1 Tahap Persiapan
Dalam tahap persiapan ada beberapa hal yang harus Anda lakukan diantaranya adalah menentukan topik, menetapkan tujuan, mengenali situasi dan mengenali audiens, menyusun materi, menentukan pendekatan yang digunakan, menyusun desain slide, dan latihan.
Menentukan Topik
Apa topik yang akan saya sampaikan? Apakah topik ini dibutuhkan audiens? Mengapa saya menyampaikan topik ini?
Itulah beberapa pertanyaan yang perlu Anda tanyakan pada diri Anda sebelum menentukan topik presentasi. Dengan begitu Anda akan mudah menemukan topik dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan audiens. Usahakan topik Anda menarik dan menggugah audiens untuk mendengarkan.
Menetapkan Tujuan
Apa yang Anda harapkan dari presentasi Anda? Jawaban dari pertanyaan ini yang akan menjadi arah dari presentasi Anda. Setiap presentasi harus punya tujuan. Dengan memiliki tujuan, Anda akan lebih baik dalam melakukan persiapan, lebih berhati-hati dalam tindakan, tampil lebih cerdas dan tepat sasaran, tentunya dengan hasil akhir yang berkesan bagi audiens. Buat tujuan Anda dengan jelas, bisa dicapai dan Anda tahu betul bagaimana mencapainya.
Mengenali Situasi dan Audiens Anda
Mengenali situasi dan mengenali audiens akan membuat Anda jauh lebih tenang. Dalam hal ini Anda perlu melakukan koordinasi dengan audiens, atau panitia penyelanggara untuk menanyakan hal-hal yang ingin Anda ketahui. Seperti, dalam acara apa Anda melakukan presentasi, berapa lama waktu untuk presentasi, presentasi dilakukan di luar ruangan atau di dalam, adakah sarana pendukung yang digunakan, siapa saja yang akan hadir, berapa usia mereka, bagaimana tingkat pendidikannya, apa jabatannya, berapa rasio jumlah laki-laki dan perempuan, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan Anda.
Menyusun Materi
Langkah selanjutnya adalah menyusun materi. Dalam menyusun materi dibutuhkan kejelian dan ketepatan. Kenapa harus jeli dan tepat? Kejelian berhubungan erat dengan kemampuan presenter dalam memilih sumber yang bisa dipercaya sedangkan ketepatan berhubungan dengan kesesuaian materi dengan apa yang dibutuhkan oleh audiens. Jadi sebagai presenter yang baik, Anda tidak bisa asal-asalan dalam menyiapkan materi yang akan Anda sampaikan.
Ada syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun materi, antara lain materi harus sesuai dengan topik, update dan terpercaya. Anda bisa mendapatkan materi dari pengalaman pribadi, buku, jurnal, hasil penelitian, majalah, internet atau koran. Satu lagi yang harus Anda pahami, jangan membuat materi yang terlampau banyak dan jangan gunakan kata atau kalimat yang Anda sendiri tidak memahaminya.
Menentukan Pendekatan yang Anda Gunakan
Setiap presentasi membutuhkan metode yaitu sebuah pendekatan yang Anda gunakan dalam menyampaikan materi. Metode yang baik adalah metode yang sesuai dengan topik yang Anda sampaikan. Ada beberapa metode yang bisa Anda terapkan diantaranya ceramah, eksperimen, simulasi, demonstrasi, ceramah plus dan lain-lain. Silahkan Anda eksplorasi metode yang paling cocok dengan topik Anda. Keberhasilan Anda memilih metode yang tepat akan membawa Anda menjadi presenter yang lebih efektif.
Menyusun Slide Presentasi
Jika presentasi Anda menggunakan slide, maka langkah selanjutnya adalah menyusun slide presentasi Anda semenarik mungkin. Dalam membuat slide ada beberapa prinsip yang harus Anda pahami.
a. Sederhana
b. Konten yang kuat
c. Font yang indah
d. Gambar yang menarik dan sesuai
e. Penggunaan warna yang tepat
Latih Presentasi Anda
Semua pembicara handal selalu melakukan latihan sebelum melakukan presentasi. Dengan latihan yang baik Anda akan lebih percaya diri, mampu menyesuaikan materi dengan waktu, dan Anda akan menemukan cara terbaik dalam menyampaikan presentasi.
2.2 Tahap Membawakan
Dalam membawakan presentasi Anda bisa menggunakan struktur tiga bagian, yaitu pembukaan, pembahasan dan penutup.
Membuka Presentasi
Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik.
Pembukaan yang baik sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang buruk juga cenderung membuat presentasi menjadi gagal. Ada banyak cara untuk membuka presentasi dengan menarik, diantaranya dengan cerita, mengajukan pertanyaan, menggunakan kutipan, menunjukkan data dan fakta, menggunakan intermezzo, menjelaskan maksud dan tujuan atau menggunakan humor. Anda tinggal memilih mana yang paling cocok untuk diri Anda.
Pembahasan
Ini adalah tahap inti dari presentasi Anda. Disinilah secara keseluruhan materi Anda sampaikan. Anda harus menjelaskan materi Anda secara tersetruktur dan jelas, selain itu Anda juga harus terampil menggunakan transisi antar sub topik, supaya audiens memperoleh kejelasan alur presentasi Anda. Sampaikan materi dengan penuh antusias dan semangat, optimalkan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda. Buat audiens Anda terlibat dalam presentasi Anda dengan mengajukan pertanyaan, mengajak audiens Anda bergerak dan mempengaruhi emosi mereka dengan cerita yang inspiratif. Jika ini Anda lakukan dengan baik, maka apa yang menjadi tujuan presentasi Anda akan tercapai.
Menutup Presentasi
Jangan pernah tinggalkan audiens Anda dengan kebingungan, tapi tinggalkan mereka dengan sesuatu yang bermakna yang akan mereka ingat selama-lamanya. Tutup presentasi Anda dengan menyimpulkan inti dari presentasi Anda, buatlah dalam kalimat pernyataan, selanjutnya sampaikan call to action Anda. Satu lagi yang perlu Anda catat, jangan pernah menutup presentasi Anda dengan kalimat yang terlampau panjang dan jangan minta maaf.
Itulah tiga langkah yang bisa Anda lakukan dalam membawakan presentasi. Lakukan itu dengan baik dan Anda akan diingat audiens sebagai presenter yang menginspirasi.
Catatan penting:
Sebelum tampil ada beberapa hal yang harus Anda lakukan yaitu datang lebih awal, periksa kondisi ruangan, peralatan pendukung dan hal-hal teknis yang lain.
2.3 Tahap Evaluasi
Ini adalah satu kebiasaan positif yang harus Anda lakukan setelah selesai melakukan presentasi. Hal ini saya maksudkan untuk mengevaluasi mana-mana yang tidak berjalan sesuai rencana, mana yang harus mendapat perbaikan dan mana yang harus dipertahankan. Dan yakinlah ini akan memberikan dampak positif untuk presentasi Anda selanjutnya.
3. Alat Bantu dan Manfaatnya dalam Melakukan Presentasi
Dalam setiap presentasi, seorang pembicara tidak hanya harus menyiapkan materi untuk disampaikan, tetapi juga alat perantara agar materi presentasi disampaikan dengan maksimal. Alat bantu presentasi sangat beragam dan hampir semua pembicara menggunakan satu, atau lebih dari alat bantu presentasi berhasil disampaikan dengan baik kepada audien.
Menggunakan media bantu dalam presentasi baik audio, ataupun video dapat memberikan beberapa manfaat terhadap materi presentasi, pembicara dan audiens. Manfaat alat bantu dalam presentasi yaitu :
1. Mempercepat pemahaman
2. Membuat presentasi lebih menarik
3. Meningkatkan daya ingat audiens
4. Mempersingkat waktu presentasi
5. Meningkatkan kredibilitas pembicara
Pemilihan alat bantu presentasi yang digunakan bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana tempat dimana pembicara menyampaikan materi. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi, sudah selayaknya seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional meskipun tidak harus ahli, dan melakukan pengecekan sebelum alat presentasi bisnis tersebut digunakan.
Alat bantu presentasi dibagi menjadi dua bentuk, yaitu audio, dan visual. Alat bantu tersebut yaitu :
i. Alat bantu Audio berfungsi membantu penguat suara seperti mikrofon, mini speaker dan sound system.
a. Mikrofon : mikrofon atau mik adalah alat bantu pengeras suara yang digunakan oleh actor panggung baik seorang penyanyi, pemandu acara/MC, moderator diskusi, pembicara bahkan audiens penanya.
b. Mini Speaker : biasanya digunakan oleh pembicara untuk membantu penguat suara media suara dari komputer maupun laptop yang dimiliki. Mini speaker biasanya hanya cukup untuk ruangan dengan kapasitas audien terbatas antara 10 sampai dengan 35 orang.
c. Sound System : digunakan sebagai alat bantu penguat suara untuk kapasitas ruangan yang luas ataupun luar ruangan. Sound system bisa memperbesar keluarnya suara yang terhubung dari mikrofon maupun peralatan visual seperti televisi, ataupun computer.
Alat bantu visual : catatan; Flipchart, Marker Board dan Chalk Board; transparansi dan OHP; powerpoint , LCD Projector dan Laser Pointer.
a. Catatan kertas atau kartu catatan : bisa menjadi salah satu alat bantu visual yang paling sederhana yang bisa dimanfaatkan bagi seorang pembicara. Alat bantu ini hanya langsung untuk pembicara dalam menyampaikan materi. Penggunaan alat bantu catatan ini biasanya digunakan karena beberapa alasan :
- Pembicara belum ada persiapan yang cukup dari segi waktu maupun media bantu acara.
- Pembicara belum memahami penggunaan alat bantu media elektronik.
b. Flipchart : Sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahannya.
Keunggulan :
- Fleksibilitas dalam penulisan;
- Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi;
- Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya;
- Biaya relatif murah;
- Bisa diletakkan di mana saja;
Kelemahan :
- Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan;
- Pembicara sering menutupi peserta saat menulis;
- Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama;
- Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet;
- Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja;
- Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas;
- Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.
c. Marker Board dan Chalk Board : Papan tulis hitam (blackboard/chalkboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard/markerboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan :
- Fleksibilitas dalam penulisannya;
- Kemudahan dalam melakukan koreksi;
- Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama.
Kelemahan :
- Tulisan tangan sering kali sulit dibaca;
- Pembicara menutupi peserta saat menulis;
- Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama;
- Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu;
- Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat dimanfaatkan secara optimal;
- Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.
d. Transparansi dan OHP : Transparansi dan OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik.
Keunggulan :
- Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi;
- Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif Mahal;
- Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang;
- Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan;
- Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual;
- Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau pelatihan.
Kelemahan :
- Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan; umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih;
- Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan;
- Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus;
- Kipas pada OHP sering kali berisik;
- Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.
e. Powerpoint : Saat ini, penggunaan komputer laptop dan software presentasi seperti Microsoft PowerPoint menjadi hal yang biasa. Dilengkapi dengan layar dan peralatan lain, dan Anda bisa membuat dan menampilkan alat bantu visual secara dramatis, termasuk animasi dan simulasi. Adapun beberapa hal yang perlu di perhatikan untuk membuat materi presentasi melalui powerpoint :
- Pastikan alat bantu peraga Anda: Terlihat; Sederhana; Penuh Warna, tapi jangan berlebihan; Sesuai dengan konten - jangan terlalu banyak atau terlalu sedikit slide.
- Untuk tampilan efektif PowerPoint:
* Jangan membaca slide untuk audiens Anda!
* Pastikan teks berukuran besar.
* Pilih warna yang membuat teks lebih mudah terbaca.
* Gunakan bullet point sebagai ganti dari kalimat panjang.
* Jangan biarkan teks atau gambar mengambang terlalu banyak.
* Hindari chart dan diagram yang sulit untuk dipahami.
f. LCD Projector : Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat beroperasi, layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar. Teknologi presentasi yang cukup canggih ini minimal memiliki sekitar 16,7 juta warna dengan kualitas tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini barn dapat berfungsi bila dihubungkan dengan personal computer (PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop computer. Panel LCD ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu presentasi lainnya.
Keunggulan :
- Proyeksi data secara langsung dari PC secara "real time"
- Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi;
- Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar.
Kelemahan :
- Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek;
- Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt.
g. Laser Pointer : biasanya digunakan untuk membantu pemaparan materi, menunjuk objek yang ada di layar untuk memberi tahu audiens. Laser pointer berbentuk lampu senter atau seperti ballpoint. Ada dua bentuk laser point, yaitu :
- Laser Pointer Wireless : biasanya laser ini terhubung dengan alat usb yang tersambung komputer atau laptop dari jarak jauh.
- Blue Laser Pointer : pointer yang memiliki warna laser biru, gunanya agar tidak terlalu mengganggu pandangan.
Ada beberapa cara penggunaan Laser Pointer :
1. Hindari menyorotkan laser pointer kepada audiens karena laser pointer dirancang untuk menunjuk pada benda mati.
2. Hindari mengarahkan laser pointer ke permukaan yang menyerupai cermin. Sinar laser dapat langsung memantulkan ke audiens.
4. Pentingnya menganalisa Audiens
Presentasi yang sukses membutuhkan 5 fondasi dasar, mengenal audiens adalah salah satu fondasi utama yang akan menjadi penentu dari kesuksesan presentasi. Terkait dengan analisis ini ada tiga aspek yang perlu Anda analisis demografis, aspek psikologis dan aspekkontekstual.
a. Aspek Demografis
Tujuan dari analisis aspek demografis adalah untuk mengetahui siapa yang Anda ajak bicara. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek demografis.
- Apa latar belakang pekerjaan mereka?
- Apa latar belakang pendidikan mereka?
- Apa posisi mereka dalam organisasi?
- Apa latar belakang agama, ras, suku dan budaya mereka?
b. Aspek Psikologis
Tujuan dari analisis aspek psikologis adalah untuk mengetahui apa yang dipahami dan yakini oleh audiens sebelum mengikuti presentasi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek psikologis.
- Apa masalah mereka
- Apa yang ingin mereka dengar?
- Sejauh mana tingkat pengetahuan mereka terhadap topik yang akan disampaikan
- Mengapa mereka perlu mendengarkan topik yang akan disampaikan
c. Aspek Kontekstual
Tujuan dari analisis kontekstual adalah untuk mengetahui bagaimana situasi yang Anda hadapi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek kontekstual.
- Apakah mereka hadir sukarela atau karena kewajiban ?
- Dimana presentasi dilakukan?
- Bagaimana kondisi ruangan dan peralatan yang akan digunakan?
- Berapa lama waktu yang diberikan?
Itulah tiga aspek penting yang harus Anda ketahui dari audiens. Intinya adalah, merupakan hal penting dalam menganalisa audiens ketika presentasi. Karena hal tersebut merupakan salah satu fondasi dasar untuk mendapatkan kesuksesan dalam presentasi. Dengan demikian akan diketahui bagaimana menentukan pendekatan presentasi yang paling sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan audiens.
5. Pentingnya Presentasi Bisnis Bagi Pemimpin Organisasi
Dalam dunia bisnis, presentasi tentunya menjadi hal yang sangat dibutuhkan demi kelancaran dan keuntungan bisnis yang dijalankan. Pelaku bisnis, terutama pemimpin organisasi tentunya akan dijadikan andalan bagi bisnis tersebut. Berikut adalah pentingnya presentasi bisnis bagi seorang pemimpin organisasi:
a. Efisien
Dalam menjalankan bisnis, pelaporan dan pembuatan proposal tentunya sangat penting. Salah satu tujuannya adalah untuk lebih memperluas lagi cakupan bisnis yang kita jalani. Dengan melakukan presentasi sebagai media penyampaian, tentunya hal ini bisa dinilai lebih efisien karena semuanya dapat dilakukan dalam satu waktu, seperti penyampaian laporan dan penerimaan tanggapan secara cepat.
b. Efektivitas
Presentasi tentunya dilakukan kepada audien secara tatap muka. Oleh sebab itu, hal ini dinilai efektif karena penyaji dapat melihat secara langsung bagaimana tanggapan dan penilaian para audien terhadap bisnis dan presentasi yang penyaji sampaikan.
c. Pengaruh
Dalam menjalani bisnis, pelaku bisnis terutama pemimpin tentunya harus pandai dalam mengajak relasi untuk bekerja sama demi perkembangan bisnis itu sendiri. Dengan melakukan presentasi, selain memberi kemudahan, hal ini juga dapat membuat pemimpin selaku penyaji presentasi lebih leluasa dalam memperkenalkan bisnisnya. Hal ini tentunya dapat menambah pengaruh positif terhadap para audien sehingga seringnya, presentasi tersebut memberikan pengaruh yang baik terhadap bisnis itu sendiri.
III. KESIMPULAN
Sebelum melakukan presentasi, para penyaji presentasi harus terlebih dahulu mengerti dan memahami apa saja yang diperlakukan dalam presentasi. Presentasi yang baik adalah presentasi yang mampu menarik minat audiens dengan apapun presentasi yang kita sajikan. Oleh sebab itu, penting pula bagi para pelaku bisnis untuk menganalisa audiens, karena audiens merupakan salah satu hal penting yang menjadi factor penentu kesuksesan presentasi kita.
Sumber:
http://www.ronapresentasi.com/mengenali-audiens-presentasi/
http://tipsserbaserbi.blogspot.co.id/2015/03/alat-bantu-presentasi-bisnis.html
https://sites.google.com/site/goodpresentations/tip-teknik/alat-bantu-visual-powerpoint
Panduan Lengkap Memasuki Dunia Kerja. Erlangga. Jakarta. 2008. Djoko Purwanto.
Communication Skills “Sukses Komunikasi, Presentasi dan Berkarier!”. Herri Susanto S.S, M.Hum. Yogyakarta. Deepublish. 2014
0 komentar:
Posting Komentar