Pola Komunikasi Bisnis
Komunikasi Formal
Dalam sebuah organisasi akan ditemukan yang
dinamakan sebuah protokuler. Ada yang dinamakan atasan dan ada yang dimanakan
bawahan, masing masing memiliki wewenang dan tangging jawabny masing – masing.
Dan dalam proses penyampaian informasi dalam komunikasi jenis formal memiliki 3
pola antara lain :
- Komunikasi atas ke bawah Contoh : manager kepada karyawan
- Komunikasi bawah ke atas Contoh : karyawan kepada manager
- Komunikasi Horizontal (sejajar) Contoh : antar karyawan
- Komunikasi Diagonal (dua tingkat berbeda) Contoh : manager kepada bagian produksi
Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi secara sejajar dan
tidak memandang pangkat atau hierarki masing masing. Biasanya komunikasi ini
terjadi dalam sebuah organisasi. Didalamnya terdapat bahasan yang terbilang
ringan seperti masalah umum yang terjadi (berita) atau hal hal yang terjadi
dalam ruang lingkup organisasi itu sendiri.
Mengelola Komunikasi Dalam Organisasi
Jumlah informasi diperusahaan besar lebih banyak daripada yang ada di
perusahaan kecil. Meksi berbeda dalam volume, setiap perusahaan memperhatikan
upaya penghematan biaya dengan manfaat aktivitas komunikasi semakin besar
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam
mengelola komunikasi, yaitu :
·
Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin
·
Penanganan Krisis Komunikasi
Hal yang perlu di perhatikan dalam
mengelola Komunikasi
Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan
meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:
*Mengurangi Jumlah
Pesan
Membuat surat meski hanya satu helai
memerlukan waktu dan sumber daya, sehingga perusahaan harus memperhatikan
berapa banyak surat yang dikirim keluar
*Membuat Instruksi yang Jelas
Kesalahan komunikasi dapat dialami oleh
setiap orang, meskipun demikian manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk
menjadikan orang tahu dengan pasti yang harus dikerjakan.
*Alih Tanggung Jawab
Melakukan tindakan lanjut dan mencari umpan
balik merupakan dua faktor yang membantu kerja manajerial, bukan memaksakan
kehendak kepada orang lain.
*Memberikan Pelatihan
Sebuah perusahaan perlu memberikan semacam
pelatihan kecakapan komunikasi kepada yang mewakili perusahaan.
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan
tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu
perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi
perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada
2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu,
atau
2. Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat
(public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar
dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi
masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum)
dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber
masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam
menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi
tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu
kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan
yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa
percaya diri.
Dasar Komunikasi secara Umum
Keberhasilan dasar berkomunikasi
secara umum dapat dilakukan sebagai berikut :
- Perencanaan pesan sehingga menarik perhatian komunikan
- Isi pesan harus dipahami oleh komunikan ( tanda , lambang, dan bahasa harus sama)
- Pesan berisi kebutuhan atau kepentingan pribadi komunikan
- Pesan berisi pemecahan suatu masalah atau memberikan saran cara memecahkan masalah guna memenuhi kebutuhan komunikan.
- Memerhatikan waktu , tempat, dan media yang digunakan ketika menyampaikan pesan .
Masalah Komunikasi dalam Organisasi
Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam
proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
Hambatan Teknis
Hambatan ini timbul karena lingkungan dan
memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan
pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi,
akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi
dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat
diandalkan serta lebih efisien.
Hambatan Semantik
Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses
penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah
studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang
jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk
menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih
kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta
melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap
kata-kata yang digunakannya.
Hambatan Manusiawi
Hambatan ini muncul dari masalah-masalah
pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik
komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup
:
Hambatan yang berasal dari perbedaan
individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status,
keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim
psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana
dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis,
organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi
antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang
berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi tujuan utama
komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang
dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi
setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan
diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi.
Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies
anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi
bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas
dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem
organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya
tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi
juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau
keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi, semua pesan atau
informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima
pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun
hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya
memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan
lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan
dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat
mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat
tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.
Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan hendaknya menerapkan
empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.
Concreteness (Konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan
dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa
yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang
jelas.
Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan
nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.
Correctness (Ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan
menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).
Sumber:
http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html
https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/pola-komunikasi-bisnis/
Honiatri,Euis. Mengaplikasikan Keterampilan
Dasar Komunikasi.penerbit Armico
0 komentar:
Posting Komentar